Best Practice: Stammdaten-Verwaltung von Duplikaten

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Best Practice: Stammdaten-Verwaltung von Duplikaten

Die Herausforderung

Ungewollte Duplikate in dem Materialstamm verursachen verschiedenste Ineffizienzen in der Verwaltung von Ersatzteilen. Doppelte Lagerhaltung und doppelte Bestellungen führen zu erhöhten Lager- und Bestellkosten, verschwenden Lagerplatz und verursachen Intransparenz zwischen Werken, Abteilungen und Lagerorten. Gerade in Zeiten der Verknappung und langer Lieferzeiten ist diese Transparenz und Kosteneffizienz jedoch elementar wichtig.

SPARETECH liefert hierfür Insights zu Ihren Materialstammdaten. Neben der Möglichkeit die Stammdaten mit Original-Herstellerdaten und Abkündigungsinformationen zu ergänzen werden Duplikate innerhalb ihres Materialstamms zuverlässig identifiziert.

Doch wie bereits im Blog-Eintrag zum Thema Duplikate ausgeführt wurde, bestehen selbst nach einer eindeutigen Identifikation von Duplikaten durch die SPARETECH App, eine Vielzahl an Abhängigkeiten die es zu berücksichtigen gilt.

Dieser Blogeintrag soll Ihnen einen Einblick in ein konkretes Praxisbeispiel geben, wie eine Möglichkeit aussehen kann, um Duplikate mithilfe der SPARETECH App im eigenen Materialstamm zu erkennen und wie der entsprechend nachgelagerte Prozess bei diesem Kunden gestaltet ist.

Bearbeitung von Duplikaten mit SPARETECH in der Praxis

Beispiel ElringKlinger AG

Ausgangspunkt für die Duplikatebereinigung bei ElringKlinger ist der Insights-Bereich der SPARETECH App, in dem alle identifizierten Duplikate des hinterlegten Materialstamms nach der zugehörigen SPARETECH ID gruppiert sind. Somit sind jeweils all die Materialien in einer Duplikategruppe unter dem Reiter Neu zusammengefasst, die dieselben identifizierenden Merkmale aufweisen, aber verschiedenen ERP-Materialnummern zugeordnet sind.

Bei ElringKlinger übernimmt ein zentrales Stammdatenteam die Aufgabe der unternehmensweiten Duplikatebereinigung, um eine korrekte und effektive Bearbeitung zu gewährleisten. Dadurch können alle Duplikategruppen und die nachfolgend beschriebenen Prozessschritte gebündelt durchgeführt werden.

ElringKlinger Logo


Unter dem Motto “Mobilität erfahren - Zukunft entwickeln” sind weltweit an 45 Standorten über 9500 Mitarbeiter bei dem unabhängigen Automobilzulieferer tätig. Das Produktspektrum der ElringKlinger-Gruppe reicht von Zylinderkopfdichtungen über Leichtbaukomponenten bis hin zu kompletten elektrischen Antriebseinheiten.

Seit 2020 arbeiten ElringKlinger und SPARETECH erfolgreich eng zusammen und entwickeln die Zukunft gemeinsam weiter. Auf diese Weise konnten bereits 7% Duplikate im weltweiten Materialstamm identifiziert und bereinigt und somit entsprechende Bestände umgehend reduziert werden.

Erfahren Sie mehr zum Ersatzteilmanagement von ElringKlinger im Webinar:

Recording anschauen

Für den nachgelagerten Prozess der Duplikatebereinigung werden die neuen Duplikategruppen von dem zentralen Stammdatenteam über die SPARTECH App heruntergeladen. In der somit generierten Excel-Datei sind Duplikate untereinander gelistet und über die SPARETECH-ID filterbar. Diese Datei ist für ElringKlinger die Grundlage, um die Duplikate aus dem ERP System zu bereinigen.

1. Sammeln und Prüfen

Zunächst werden die Duplikatgruppen in dem aus der SPARETECH App generierten Export final mithilfe von zusätzlichem internen Fachwissen geprüft. Bei einem eindeutigen Duplikat wird im folgenden Schritt die führende Materialnummer definiert.

Kommt es bei der finalen Prüfung zu Unsicherheiten, ob es sich um ein Duplikat handelt, gilt es dies abschließend zu verifizieren. Hier wird entweder über die Herstellerwebsite ein kurzer Plausibilitätscheck vorgenommen oder über eine Fotoanfrage im entsprechenden Lager und mit Expertenwissen der Kollegen vor Ort über das Duplikat entschieden.

Praxistipp:


Fehlerhaft gepflegte Informationen in den Materialstammdaten können zu fehlerhaften Vorschlägen von Duplikaten in der SPARETECH App führen, da der Algorithmus sich an identifizierenden Merkmalen wie Hersteller, Artikelnummer und Typcode orientiert. Es kann somit durchaus vorkommen, dass an dem entsprechenden Lagerplatz in der Realität ein abweichendes Ersatzteil vorliegt, als in den Stammdaten gepflegt ist.

2. Führende Materialnummer definieren

Sind die Duplikategruppen final geprüft, befasst sich das Stammdatenteam von ElringKlinger damit, für jede dieser Gruppen eine führende Materialnummer zu definieren, um fortan für ein und dasselbe Material nur noch eine ERP-Materialnummer in den Stammdaten zu hinterlegen.

Bei der Entscheidung, welche der Materialnummern die fortan Führende wird orientiert sich ElringKlinger hauptsächlich daran, in wie vielen und in welchen Lagerorten die Materialnummern einer Duplikategruppe vorhanden sind.

Fall A

Alle Materialnummern aus der Duplikategruppe liegen in identisch vielen Lagerorten und es existieren keine weiteren restriktiven Bedingungen.

→ Die älteste Materialnummer wird als führende Materialnummer definiert, da alle anschließend angelegten Materialien Duplikate zu eben dieser sind

Fall B

Eine der Materialnummern aus der Duplikategruppe liegt in mehr Lagerorten als die restlichen Materialnummern der Gruppe

→ Diese bietet sich unabhängig vom Datum der Neuanlage als führende Materialnummer an, da dies die komplizierten und zeitintensiven nachgelagerten Prozesse in den Lagerorten auf ein Minimum reduziert

Sobald die führende Materialnummer bestimmt wurde, werden die spezifischen Daten der Dubletten mit abweichenden Materialnummern in dem Datensatz der führenden Materials ergänzt. Beispielweise werden Inhalte wie Bestand, Lagerorte, Lieferanteninformationen und Equipmentnummer in den Datensatz der führenden Materialnummer migriert. Dies kann entweder über eine Materialänderung passieren oder, falls die Dubletten in einem anderen Werk liegen, über die Material-Werkserweiterung in die anderen Werke übernommen werden.

Somit ist eine führende Materialnummer bestimmt, die zukünftig bei der Verwendung des ehemals doppelt angelegten Materials verwendet werden kann. Nachfolgend werden alle weiteren nicht mehr zu verwendenden Materialnummern der Duplikate-Gruppe entsprechend markiert und der abschließende physische Prozess des Relabelings gestartet.

3. Löschvermerke und Relabeling

Nachdem die führende Materialnummer bestimmt wurde und alle relevanten Daten in diesen Stammdatensatz migriert wurden, gilt es zukünftige Interaktionen mit den Materialnummern der Duplikate zu vermeiden. Dafür setzt das Stammdatenteam von ElringKlinger bei diesen einen Löschvermerk in dem ERP-System, womit unter anderem sichergestellt wird, dass das Material über diese Materialnummer nicht mehr disponiert werden kann.

Hierbei ist zu berücksichtigen, ob es noch offene Bestellungen auf die zu sperrende Materialnummer gibt. Denn der Erhalt der Ware kann ansonsten bei Materialien mit Löschvermerk systemseitig von dem Lageristen vor Ort nicht quittiert werden.

Parallel zu dem beschriebenen systemseitigen Prozess der Bereinigung der Materialnummern müssen bei ElringKlinger auch die physischen Bezeichnungen (sogenannte Labels) der Lagerorte angepasst werden. Dies ist entscheidend, um auch bis an den physischen Lagerplatz vor Ort das Ersatzteil konsistent mit der neuen führenden Materialnummer bezeichnet ist und es hier nicht zu Abweichungen zur ERP-Systemlandschaft kommt. Hierfür werden parallel zu dem datenbasierten Prozess die Verantwortlichen der jeweiligen Lagerorte informiert, sodass dort das physische Relabeling der Lagerorte starten kann.

Mit diesem Schritt ist der Prozess der Duplikatebereinigung abgeschlossen. Sowohl im ERP System, als auch physisch im Lager wurden die Duplikate erfolgreich bereinigt. Über ein regelmäßiges Update des Materialstamms in der SPARETECH App mithilfe werden die Änderungen auch hier für alle User sichtbar. Dank dem Live-Duplikate Check während der Neuanlage eines Materials mit der SPARETECH App, ist der Materialstamm auch in Zukunft vor Duplikaten geschützt. Auf diese Weise kann die Stammdatenqualität des Materialstamms nachhaltig auf einem hohen Niveau gehalten werden.

Beispiel WEPA Hygieneprodukte GmbH

Auch bei der WEPA Hygieneprodukte GmbH kümmert sich ein zentrales Stammdatenteam um die Definition der führenden Materialnummer und den Prozess der Duplikatebereinigung. Während vieles mit dem Vorgehen von ElringKlinger übereinstimmt, gibt es einen entscheidenden Unterschied. Hier werden keine Materialnummern fusioniert oder zusammengelegt, sondern die bestehenden werden mit einem Status versehen und anschließend verbraucht.

Die genutzten Status:

  • Aktiv
    ”überlebende” / führende Materialnummer
  • Auslaufend
    Materialnummer hat aktuell noch Bestand, der verwendet werden kann. Sobald kein bestand mehr vorhanden, wird diese Materialnummer auf Obsolet gesetzt
  • Obsolet
    Materialnummer hat keinen Bestand mehr und wird nicht mehr verwendet oder bestellt

Auf diese Weise werden über den Verbrauch der restlichen Positionen der gedoppelten Materialnummern nach und nach alle (außer der führenden Materialnummer) auf den Status Obsolet gesetzt. Auch hier werden selbstverständlich beteiligte Werke und Abteilungen von dem zentralen Stammdatenteam über die Änderungen in Kenntnis gesetzt.

ElringKlinger Logo


Die WEPA Gruppe ist ein Familienunternehmen das nachhaltige und innovative Hygienepapiere herstellt. Mit rund 4.000 Mitarbeiter:innen und einem Umsatz von ca. 1,3 Milliarden Euro gehört WEPA zu den drei größten europäischen Herstellern für Hygienepapiere. Die WEPA Gruppe ist mit 13 Produktionswerken, verteilt in Deutschland, Polen, Frankreich, Italien, Großbritannien und den Niederlanden europaweit aufgestellt.

Erfahren Sie mehr zum Ersatzteilmanagement von WEPA im Video:
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